广州生命绿洲公益服务中心 档案管理制度

第一条：为加强广州生命绿洲公益服务中心的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映机构主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，即根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《会计档案管理办法》的有关规定，特制定本办法。
第二条：本机构设立档案管理人员，负责文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。
第三条：本办法所称档案是指机构业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片、音像、出版物等形式的历史记录。
第四条：档案由各部门人员协助档案管理人员收集有关机构工作所形成的，交由档案管理人员在一定时间内，将档案管理及分类进行系统立档。
第五条：本机构各部门在完成每项分内工作后，应及时将形成的相关文件、材料，进行立档，定期交由档案管理人员归档。各部门协助档案管理承办人员应保证经办文件的完整性，工作变动或离职时，应将经办的文件资料向经办人员交代清楚，不得擅自带走或销毁。
第六条：会计负责会计档案的装订，会计档案是指本机构在进行会计核算等，过程中接收或形成的,记录和反映本机构经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,另外，通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，由会计人员进行系统备份及自行保管并提供档案管理人员保管清册存查。
第七条：所有形成的档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，应会同檔案管理人员和各部門经办人共同拆封整理。如遇档案管理员、会计同仁及人资同仁工作变动，所管档案材料须办理交接手续，并由移交人、接收人、证明人签字或盖章。
第八条：本机构档案分为三大类：
一、文书档案：重要的会议材料、与本会工作有关的单位来往文件、本会工作所形成的计划、总结、执行记录、请示、批复、会议记录、统计报表、任免材料及劳动合同，以及与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
二、图片、音像档案：本会的历史沿革、大事记及各类活动所形成的照片、影片及外部单位对本会的报导与奖励等相关资料。
三、会计档案：捐款收据、记账凭证（含附件）、会计报告及各种财务核销资料等。
第九条：依据相关法令规定，本会所形成的档案保管期限包含 2 年、5 年、10年、30 年及永久。
第十条：所有形成的档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，应会同档案管理人员和各部门经办人共同拆封整理。如遇档案管理员、会计同仁及人资同仁工作变动，所管档案材料须办理交接手续，并由移交人、接收人、证明人签字或盖章。
第十一条：电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案档号。