广州市生命绿洲公益服务中心 资产管理制度

一、 目的 为切实加强机构资产管理，规范资产借款报销行为，合理购置、正确使用各类资产并提高使用效率，确保机构财产的安全与完整，特制定本管理制度。
二、 适用范围 本制度适用于机构对存货（捐赠物资、低值易耗品）、固定资产、无形资产的购入、保管、领出、转让、报废、处置等行为相关的所有活动。

三、 定义  存货是机构在生产经营过程中为耗用或销售而储备的实物资产。包括材料、燃料、低值易耗品、在产品、半成品、产成品、协作件以及外销商品等。本机构主要为援助物资、低值易耗品。
四、  管理机构和职责
1、财务部负责机构存货会计核算工作
2、项目部、行政部负责机构存货日常管理工作
五、存货的计价
存货计价以实际成本为依据，按照财务制度规定，遵照下列原则进行存货的计价。
1、机构购入存货按照买价加上各种杂费、途中合理损耗、入库前的加工、 整理及挑选费用，以及交纳的税金等计价（按规定应抵扣的增值税额不包括在 内），即：存货的价值=买价+各项杂费+途中合理损耗+整理挑选费用+交纳税金
2、接受捐赠的存货，其价值为：
1）按照发票账单所列金额加上应由机构负担的运输费、保险费、交纳的
税金计价。
2）如果没有发票账单的，则按同类存货的市价计价。
3、对于盘盈的存货，其价值为：
1）按照同类存货的实际成本计价。
2）按照重置价值进行计价。
3、机构存货发出的计价方法：先进先出法，是假定先收到的原材料先耗用，并根据这种假定的成本流转次序对发出货物和期末存货计价。
4、由于低值易耗品在价值转移上与固定资产有相同之处，机构应本着有利于加强实物管理、简化核算手续的原则，其价值应采用一次摊销法的摊销方法计入成本或费用次摊销法的摊销方法计入成本或费用。
六、存货的日常管理。
（一）捐赠物资
1、捐赠物资的管理范围
根据机构实际情况，援助物资包括机构接受捐赠或购入的捐赠药品、医用耗材等，捐赠物资的归口管理部门为项目部。
2、取得援助物资
1）收到、发放捐赠物资（包括药品、医用耗材及其他），由项目部经手人填制捐赠物资签收单并由经办人员和有关部门签字后，办理入库手续，并建立库存物资台账。
2）捐赠物资物权转移到我机构时，我机构财务部应根据存货的计价原则开具合法捐赠收据，并据实入账。
3、发出援助物资，
1）严格履行《捐赠合同》，按约定执行捐赠物资的出库及分发工作。
2）项目部应依据受助人签字确认的捐赠物资领取单办理入出库手续。
3、盘点清查
1）项目部应按月进行自查盘点，编制捐赠物资盘存表，提交给财务核算部门。
2）财务部应会同项目部定期或不定期进行盘点清查，以确保捐赠物资做到账实相符，真实反映捐赠物资的实际情况
3）机构存货清查盘点出现的盘盈、盘亏、损毁和报废，应按项目捐赠物资管理办法进行处理，查出原因、责任、提出处理意见，经使用部门签字确认、财务部、秘书长批准后，由财务部进行相应的帐务处理。
（二）低值易耗品
1、低值易耗品的管理范围
　　1）管理用具，指机构管理中的各种家俱用具，如保险柜、文件柜、沙发、椅子、桌子等。
　　2）电子产品，使用期限超过一年的未列入固定资产管理的电子产品，如U盘、电子书、移动硬盘、电暖气、热水器、电话机、对讲机、计算器等。
　　3）经营用具，指生产经营中使用的各种工具用具如生产工具、工装、量器具、清洁绿化器械、消防器械、劳动防护用品等。
　　4）机构规定的其他低值易耗品。
　2、低值易耗品的申购程序
　　1）申购：各部门应本着节约降耗、经济适用的原则，在充分利现有资源的基础上，对经营管理确需购买的物品 ，由使用部门提出书面采购申请，经部门负责人审核签字，主管领导批准后，方可购买。
2）采购：按照机构制度的《采购管理制度》的要求进行采购。
3）验收登记：购进的低值易耗品，由使用部门或行政部、采购人员进行验收。同时，行政部门应做好相应的台账记录。
　3、低值易耗品的日常管理
　　1）台帐管理：财务部建立一级管理台帐，行政部门建立二级管理台帐，台帐内容有类别、物品名称、型号、规格、数量、单价、使用部门或使用人、使用变更登记等。
　　2）责任管理：凡属个人使用的低值易耗品，其使用人为该低值易耗品的管理责任人;凡属非个人使用的低值易耗品，其使用部门为该低值易耗品的管理责任部门，部门负责人为责任人。
3）每季末行政部将台帐与实物进行数量核对，然后再与财务部进行账目核对。
　4、低值易耗品的领用
　　1）首次领用的，领用人需填制低值易耗品领用单，由部门负责人审批后，领用人在低值易耗品台帐上签字领用，领用人即为责任人，须保证实物资产的安全完整。
　　2）再次领用时，应“交旧领新”，并做好销旧领新的台帐记录，领用人签字确认。如所交旧资产报废的，应由各部门填写低值易耗品报废申请，写明报废原因，经行政部门和财务部审核，机构主管领导批准后，方可报废。
　5、低值易耗品的退还及调拨
　　1）使用人员岗位调动或调离退休时，需将本人领用的物品交回行政部门，由行政做好退还记录并由本人签字确认退还。
　　2）调拨给其他部门使用的，由调入部门填写调拨移交单，经部门领导批准后由行政部门负责调拨，并及时进行台帐记录变更。
　6、低值易耗品的盘点与报废
　　1）行政部应会同财务部每年11月对低值易耗品进行盘点。根据盘点结果，出具盘盈、盘亏明细表。
　　2）对物品使用中因正常损耗报废的，应提出申请予以报废，经行政部门和财务部审核，并报财务部审批备案。
3）报废价值在1000元以上的物品需经财务部、行政负责人审批后方可做报废处理。
4）报废物品应交行政部门统一处置，未经允许部门不得自行处置。
　　5）盘盈或接受外界捐赠的低值易耗品，应增加低值易耗品的台帐记录，并明确使用部门，由领用者签字确认。
　7、处罚
　　1）造成低值易耗品丢失的，要查明原因，由领用人或领用部门照价赔偿;属于个人原因造成损坏的，应依据使用年限折价赔偿。
　　2）未经批准及登记，随意挪用、转移、处置，追究责任部门和责任人，依情节程度、损失多少按机构有关规定处罚。
8、行政部为各部门低值易耗品的归口管理部门。

七、定义：固定资产是指同时具有下列特征的有形资产。
1．为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有。
2．使用寿命超过一个会计年度。
使用寿命是指机构使用固定资产的预计期间，或者该固定资产所能生产产品或提供劳务的数量。
八、管理职责 机构固定资产管理采用财务部门、行政部门、使用部门三级管理的办法，行政部门、使用部门负实物的直接管理责任，财务部门负核算和监督、检查的管理责任。
九、固定资产的分类
1、 房屋及建筑物，是指机构拥有的供生产经营使用和为职工生活福利服务的房屋、建筑物及其附属设备，如厂房、办公用房、仓库、食堂、宿舍等。
2、 机器机械设备，是指各种机器、机械、机组、生产线及其配套设备，各种动力、输送、传导设备等。
3、 交通运输工具，是指机构所拥有的交通及运输工具，如汽车、自行车、摩托车、叉车等。
4、 电子设备，本项所称的电子设备，是指由集成电路、晶体管、电子管等电子元器件组成，应用电子技术(包括软件)发挥作用的设备，包括电脑、打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机、空调、冰箱、微波炉等
5、 办公家具，是指用于办公及生活用的沙发、家具、文件柜、保险柜、桌椅、床等。
十、固定资产的计价与折旧
公司的固定资产原值，应按其不同来源渠道分别确定。
1、 购进的固定资产以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为原价，需安装的固定资产，还应包括安装费用；从国外进口设备的原价还应包括按规定支付的关税和附加税；
2、投资方投入的固定资产，以投资时各方议定的价格作为入账价值；
3、自制自建的固定资产，以制造或建造过程中所发生的实际支出为原价；
4、对固定资产进行改良所发生的能够增加固定资产价值的支出，要调增固定资产的账面价值；
5、盘盈的固定资产，按同类或类似固定资产的市场价格，减去按该项资产的新旧程度估计的价值损耗后的余额，作为入账价值。
6、已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算手续的固定资产，可先按估计价值记账，待确定实际价值后，再行调整。
7、固定资产的入账价值，还应包括公司为取得固定资产而交纳的契税、耕地占用税、车辆购置税等相关税费。
8、 接受捐赠的固定资产，应按以下规定确定其入账价值：
1）捐赠方提供了有关凭据的，按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费，作为入账价值。
2）捐赠方没有提供有关凭据的，按如下顺序确定其入账价值：
A．同类或类似固定资产存在活跃市场的，按同类或类似固定资产的市场价格估计的金额，加上应支付的相关税费，作为入账价值
B．同类或类似固定资产不存在活跃市场的，按该接受捐赠的固定资产的预计未来现金流量现值，作为其入账价值
3)如受赠的系旧的固定资产，按照上述方法确认的固定资产原价，减去按该项资产的新旧程度估计的价值损耗后的余额，作为入账价值。
9、    为购建固定资产而发生的借款费用，应按国家有关规定，予以资本化。
10、固定资产应按原值入帐，入帐后固定资产价值不能随意变动。凡属下列情况者方可调整固定资产账面价值：
1）增加补充设备或对固定资产进行改良；
2）    将固定资产一部分拆除；
3）    根据实际价值调整原来的暂付价值；
4）    发现原有固定资产价值有错误；
5）    根据国家规定对固定资产重新估价。     
十一、不得随意计提固定资产减值准备。当有确切的证据表明该类或个别固定资产已经而且在可预见的未来低于市场价值，经相关部门确认并经行政负责人批准后，方可对低于市价的差额计提固定资产减值准备。
十二、根据会计准则规定，结合本机构的具体情况，折旧方法采用平均年限法。固定资产的净残值为固定资产原值的5%。本机构单位价值在5000元以上的固定资产的折旧年限按以下标准：
           固定资产类别                    经济使用年限
           房屋建筑物                           20
           机器机械设备                         5
           交通运输工具                         4
           电子设备                             3
           办公家具                             5
十三、固定资产的日常管理
固定资产的购置由采购部进行，验收、领用、变更、报废等，都由行政部统一管理。分发到个人使用的固定资产，由个人管理和保管。
行政部管理职责：
1、审核部门要求申购的固定资产是否合理；
2、验收采购回来的固定资产是是否合格；
3、将固定资产的日常管理和使用落实到个人；
4、对固定的变更进行记录；
5、审核使用年限过长的固定资产是否可以报废；
6、对固定资产登记、造册，按照要求进行盘点固定资产，做到账物相符。
个人使用管理职责：
1、    负责监管、保存好分配到个人使用的固定资产，机构实施“谁使用，谁保管”的原则。固定资产发生遗失，非正常损耗，保管人应当承担赔偿责任。若非正常损耗，保管人能够指证责任人的，免除赔偿责任；
2、    保持固定资产的日常清洁卫生；
3、    固定资产损坏以后，应及时上报行政部核查并按规定予以处理。
财务部管理职责：
1、财务部为机构固定资产的核算部门；
2、财务部设置固定资产账目，建立一级台账；
3、财务部对固定资产的增减变动进行财务处理；
4、财务部会同行政部对固定资产进行盘点，做到帐物相符。
4、    根据实际情况协同固定资产管理部门（行政部）对资产计提减值准备
十四、固定资产的申报与采买与领用
1、机构实施“谁使用，谁申购”的原则进行申购。各部门要采买固定资产，需根据费用支出部门来填写提交u8或钉钉内的采购申请；预算外采买固定资产，需由使用部门提出申请，经行政负责人审批后再办理相关手续。
2、提交《采购申请》应详细填写固定资产名称、规格、型号、参考报价、链接；经审批后采购部应按照《采购管理制度》的要求进行合理采购。
3、固定资产收到后，由行政部门、使用部门、采购部门负责派员会同验收，确认与《采购申请 》相符；验收合格后由行政部开具《固定资产验收登记单》，并登记固定资产管理台账。
4、自制或自建固定资产完工后，由行政部组织验收，验收合格的由行政部开具《固定资产验收登记单》，验收人员签字确认。
    5、行政部按固定资产编码规则编制固定资产编号并签发固定资产卡片，固定资产卡片一式二份，行政部门和使用部门各一份。行政部根据固定资产卡片登记固定资产管理台账。
6、固定资产的领用：由使用部门填写《固定资产领用申请单》，并同步在钉钉提交物品领用，物品领用中应详细填写领用部门、固定资产名称、规格型号，交行政部备案。
十五、固定资产的变更
固定资产在机构内部员工之间变更调拨，由部门领导同意后，需到行政部登记《固定资产变更表》，登记完成，变更后使用人员需重新在钉钉填写提交物品领用后方可更换。
十六、固定资产的出售
固定资产使用部门应将闲置的固定资产告知行政部，提出处理意见，由行政部核定是否有使用价值，并予以进行处理。
1、固定资产如需出售处理，需由行政部提出申请，填写“固定资产出售申请表”
2、列出准备出售的固定资产明细，注明出售处理原因，出售金额，报部门领导审批。
3、固定资产出售申请经批准后，行政部对该固定资产进行处置，财务部对固定资产进行相应的财务处理。
十七、固定资产报废及报修
1、固定资产出现以下情形，可以申请报废：
1）超出使用期限，并已没有使用价值；
2）虽在使用期内，但已经不能正常使用，没有使用价值；
3）非正常损耗，已没有价值，并对相关责任人已经处理。
2、固定资产出现以下情形，可以申请报修
1）在物品使用期限内，并具有使用价值；
2）物品零件正常损耗，修复后可具有使用价值；
3、由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请单”或“固定资产维修单”（格式后附3），由部门领导、行政部负责人审批。其中，固定资产报废单件原值在 5000 元及以下的，由主任级领导审批；固定资产报废单件原值在 5000 元以上的，需行政负责人审批。固定资产表格由行政部留底备案。
十八、固定资产的清查与盘点
1、行政部应定期组织相关部门对固定资产进行盘点，每年至少全面盘点一次。
2、固定资产的盘点应填制《固定资产盘点明细表》，详细反映所盘点的固定资产的实有数量、使用人、存放地，并与固定资产帐面数核对，做到帐务、实物、和固定资产卡片相核对一致。
3、若固定资产盘盈或盘亏，须编报《固定资产盘盈盘亏报告表》。对盘点过程中发现盘盈、盘亏、毁损的，行政部应逐个查出原因、责任、提出处理意见，经使用部门签字确认、财务部、行政负责人批准后，由财务部进行相应的帐务处理。
4、行政部对于盘点清查中发现的闲置资产要查明情况提出处理建议。

十九、本制度所称无形资产，是指机构为生产商品、提供劳务、出租给他人或为管理目的而持有的、没有实物形态的非货币性长期资产，包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、特许权、土地使用权等。

第二节 职责权限
二十、 无形资产取得、确认、计量、处置等行为应符合法律法规的规定，机构各部门应明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求，严禁未经授权的机构或人员办理无形资产业务。
二十一、 各部门具体职责权限包括：
1、信息技术部：负责专利技术、非专利技术、技术秘密等技术类无形资产的管理，负责配合引进应用行业先进技术和合作伙伴；负责本机构商标权、商誉、网络域名、著作权、制度汇编、计算机软件、文档资料及管理经验资料的管理。
2、质控合规部：审核涉及无形资产的相关法律文件。
3、经办部门：提出无形资产购置方案，组织实施无形资产业务取得过程，组织无形资产验收，办理无形资产处置，建立无形资产台账，定期对无形资产安全、适用性进行检查。
4、财务部：建立无形资产台账，对无形资产进行会计核算，参与无形资产的验收、检查、处置工作，定期进行无形资产清查盘点。
5、质控审计部：依据授权和职能，对公司无形资产购置、处置的执行合规性进行审计监督。
二十二、 无形资产外购流程
1、由各经办部门提出请购申请，对采购项目已经可行性论证，明确请购的无形资产的性能、技术参数的要求，编制采购计划，各级负责人在授权范围内进行审核；
2、质控合规部对合同条款的合规性进行审核；对于非专有技术等具有非公开性的无形资产，还应注意采购过程中的保密保全措施。
3、外购无形资产由各经办部门组织，按采购管理制度、合同管理制度签订合同，明确双方的权利和义务。
4、各经办部门按照合同、技术交底文件规定的验收标准进行验收，同时取得应无形资产所有权的有效证明文件、完整的产品说明书及其他相关说明资料；
5、管理部门持发票和相关资料到财务部办理无形资产入账手续。
6、投资者投入、接受捐赠、债务重组、政府补助、企业合并、非货币性资产交换、外企业无偿划拨转入以及其他方式取得的无形资产均应办理相应的手续，并参照外购程序执行。
二十三、 无形资产研究与开发
1、自制无形资产开发完成后，由项目负责人向技术管理部提出验收申请，技术管理部会同无形资产的使用部门，必要时可聘请外部专家对自制无形资产进行验收，并根据验收结果填写验收报告。
2、企业自行开发的无形资产，应由研发部门、技术管理部、使用部门共同填制无形资产移交使用验收单，移交使用部门使用。
3、财务部依据制作部门提供的验收报告、相关验收单据进行相应的账务处理。企业自行开发并按法律程序申请取得的无形资产，按依法取得时发生的注册费、聘请律师费等费用，作为无形资产的实际成本。对验收合格的无形资产应及时登录台账。
二十四、无形资产的日常管理
1、无形资产经办部门负责根据无形资产的使用状况，及时维护本部门无形资产台帐。无形资产管理台帐登记的内容包括：无形资产的名称、规格型号，单位价值，数量，生产厂家，启用时间，使用部门，摊销年限，使用状态。定期核查无形资产的价值。
2、财务部定期核对相关账簿、记录和文件，发现问题，及时向上级报告和处理，以确保无形资产账务处理和资产价值的真实性。根据购置合同明确的使用期限与估计使用年限孰低确定无形资产的摊销年限并进行摊销；
3、质控合规部通过法律手段确立无形资产的合法地位，并主动配合相关经办部门整顿市场秩序；
4、各经办部门应根据无形资产性质确定无形资产保全范围和政策。保全范围和政策应当足以应对无形资产因各种原因发生损失的风险。并应当限制未经授权人员直接接触技术资料等无形资产，对技术资料等无形资产的保管及接触应保有记录，对重要的无形资产应及时申请法律保护。
二十五、无形资产处置流程
1、无形资产不能继续使用时，由管理部门详细填写处置申请表，注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计出售价值等。
2、各级负责人按权限对无形资产管理部门上报的《无形资产处置申请表》 进行审查，并签署意见。
3、质控审计部在处置前会同相关部门或人员对无形资产的处置依据，处置方式、处置价格等进行审核，重点审核处置依据是否充分，处置方式是否适当，处置价格是否合理；
4、财务部在处置后根据审批人批准的处置申请表，认真审核无形资产处置凭证，检查批准手续是否齐全，批准权限是否适当等，审核无误后据以编制记账凭证，进行账务处理。
二十六、 无形资产特许使用流程
1、企业出租、出借无形资产，应由无形资产管理部门会同财务部门按规定报经批准后予以办理；
2、通过审批后，无形资产管理部门签订合同，明确无形资产特许使用期间的权利义务，对出租、出借期间所发生的维护保全、税负责任、租金、归还期限等相关事项予以约定。
二十七、监督和披露
1、质控审计部检查业务授权批准制度的执行情况，重点检查在办理请购、审批、采购、验收、付款、处置等无形资产业务时是否有健全的授权批准手续，是否存在越权审批行为；
2、相关责任人未按照制度执行业务，造成无形资产增加、启用、变更、处置不能及时进行处理，按照损失程度相应承担责任。  
3、财务部根据相关法律、法规对无形资产进行账务处理并在财务报告中进行披露，确保无形资产管理的规范性、合法性。