广州生命绿洲公益服务中心 采购管理规定

采购管理规定

• 第一章总则

第一条  【宗旨】

为了规范机构的采购管理，加强采购管理制度和过程控制，改善采购质量，保障捐赠资金有效、充分、合理使用，同时，控制采购成本，提高采购效率，确保采购物品和服务的持续供应与良性运作，结合本机构的特点制定此制度。

第二条  【适用范围】

本制度适用于本机构对外采购，以及与捐赠项目有关的固定资产、办公用品、服务等各类采购。

第三条  【职责与要求】

    采购的职责与要求：

• 1、整体统筹并负责机构的采购管理与执行工作。
• 2、按照采购制度严格管控并实施采购。
• 3、逐步完善机构的采购程序与相关要求，包括采购环节中的流程控制、文件管理等。
• 4、具体负责并执行采购环节的供应商管理、价格管理、合同管理等内容。统筹、组织、调研市场动态。
• 5、在采购管理的基本要求下，统筹管理保证采购物品的一致性、持续性与及时性。如采购物品无法在预定时间内交付，采购人员应迅速寻求解决办法，并重新和供应商确定新的交货期，反馈给需求部门。

• 第二章采购原则

采购过程应严格按照规定的采购流程执行，选择信誉良好的优质供应商，确保供应商提供的产品或服务等符合捐赠项目要求，供应商的选择通常应遵循以下原则：

第四条  【询价比价原则】

物品采购通常应三家及以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。

第五条  【一致性原则】

采购物品必须与采购申请中所列名称、规格/型号、单位、数量等信息一致，且采购实际价格不得超过申请时的项目费用依据或应符合该物品购买时的市场价格。在市场条件不能满足需求部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息给相关部门。

第六条  【比价比质原则】

采购人员应时常搜集市场价格信息，了解市场最新动态及市场平均价格，以及通过相关渠道了解供应商的提供的服务或产品的质量，实现最优化采购。

第七条  【廉洁原则】

• 1、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
• 2、自觉维护机构利益，保证机构采购的公平公正。

第八条  【审计监督原则】

• 1、采购人员要自觉接受财务部/行政部/理事会对采购活动的监督和检查。
• 2、对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为，机构有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

第九条  【其他】

1、严格按采购管理制度和流程办事，提高机构运行所需物品的正常持续供应，努力提高采购物品质量，采购效率，降低采购成本。 

2、需求部门提交采购需求，应在采购申请批准后提前预留足够的时间（至少7个工作日）给采购人员实施采买流程。禁止在未签订合同的情况下私自执行采购。

3、工作认真仔细，不应因自身工作失误给机构造成损失。

• 第三章供应商范围

第十条  【供应商类别】

针对机构业务发展情况，以及捐赠项目的特点，通常情况下一个捐赠项目会选择不同的供应商以保证运营，供应商的范围包括但不限于以下：

1.物业类（提供办公室租赁、工位租赁、物业服务等）；

2.办公用品类；

3.快递配送类；

4.软件、技术及信息服务类；

5.人力资源服务类（劳务派遣、人力外包、招聘与培训、社保代理等）；

6.旅行社及会务类（提供差旅、会务服务等）；

7.通讯类（电话、呼叫中心等）；

8.广告设计与制作类；

9.医药物流类（提供药品的运输、仓储、配送、药房管理等）；

10.审计服务类；

11.咨询服务类等。

第十一条  【供应商选择原则】

1、具有合法经营主体者。

2、质量、交期、服务等条件良好者。

3、企业信用、信誉良好者。

4、是否有过类似或相同项目开发及服务经验。

5、技术实力（技术人员配备情况）。

• 第四章选定供应商

第十二条  【选定供应商】

在进行采购时，选定供应商应根据采购金额的不同，经过市场比较、价格谈判，按物资质量相对较好、价格相对较低、服务相对较优确定采购供应商；

1、单次采购金额400万元以上（不含400万元），应选择至少三家供应商，通过竞标的方式进行。具体操作流程为：由采购人员对特定符合条件和资质的至少三家供应商发起竞标邀请，竞标单位按要求提供竞标报告及其他相关文件至机构。竞标环节由机构至少三个部门组成评标小组，由竞标者讲标后，评选最合适的供应商，签订合作协议。

2、单次采购金额10万元～400万元之间（含400万元），采用三方比价的方式。具体操作流程为：由相关供应商以官方邮件形式或纸质盖章形式将报价发送采购人员，在质量或服务相近的情况下，应优先选择价格较低的；如质量或服务不同，则根据实际需求综合评定。比价环节由机构部门参与选择性价比合适的供应商，由三个部门评定，出具最终比价报告。

3、单次采购金额10万元及以下的，采用市场询价比价方式。具体操作流程为：优选以往合作供应商中服务好且价格低者。如未与此类供应商合作过，则应通过互联网搜索、供应商介绍等方式，寻找价格较低的合适供应商。

• 第五章采购流程

第十四条 【采购流程】

采购应严格按照采购要求实施，采购流程包括：采购申请、采买审批、报销申请等，各采购流程要求如下：

1、采购申请。采购申请的审批流程需经上级领导审批。

2、采买申请。采购合同审批由采购人员提交，通常经项目部（或需求部）确认、上级领导等部门审批，最终由采购人员对盖章文件归档。依据采购要求，不同价格区间的采购按照不同的方式执行。

3、报销申请。在供应商合同签订后，根据验收结果或合同进行付款，由需求部门或采购人员按合同约定时间办理付款手续。

• 第六章其他

第十五条  【处罚】

凡违反本制度的人员，依照相关管理制度进行处罚。

第十七条  【附则】

本制度由本机构理事会制（修）定并负责解释。

自2019年7月15日起正式执行。